Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos físicos o digitales, que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA; cada una individualmente considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de Datos Personales. La cobertura de estas políticas cobija a todas las contrapartes de LA EMPRESA (Colaboradores, clientes, proveedores, aliados estratégicos, socios, accionistas y beneficiarios), así como a los clientes potenciales con quienes mantiene comunicación. Dentro de la compañía NO hay tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión) de datos sensibles de los titulares de los datos personales de contrapartes, exceptuando los datos sensibles de colaboradores que dentro del procesos de selección, contratación, administración de personal, protocolos de salud y bioseguridad; se requieran para dichos procesos, o para aquellos procesos meritorios o legales, solicitados por las autoridades, o que sean requeridos por cualquier ente de control.
RICHMOND SUITES SAS con domicilio en la ciudad de Bogotá, D.C en la calle 93 No 18-81, barrio Chico de Bogotá Colombia, correo electrónico reservas@richmondsuiteshotel.com, teléfono fijo (57) 6016235623, celular 314 352 0535
Principio de transparencia: La empresa, en el tratamiento de la información contenida en las Bases de Datos, garantizará el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan de conformidad a las disposiciones de la ley.
Principio de temporalidad de la información: El periodo de conservación de los Datos personales será el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado y/o mientras el titular tenga obligaciones pendientes, responsabilidad directa o indirecta, por el tiempo adicional que exijan normas especiales o por los tiempos de prescripción Así mismo, no podrá ser suministrada a usuarios o terceros cuando deje de servir para la finalidad que fue recolectada.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento por las empresas del Grupo, será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
La naturaleza corresponde al tipo de información que se pueden registrar en una base de datos y se clasifican en:
Dato público: Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible.
Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).
Dato semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial, de servicios y la proveniente de terceros países a que se refiere el Título IV de la ley 1266 de 2008.
Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Para procesos de selección, contratación, desarrollo de actividades de bienestar y demás relacionados a la relación
contractual del colaborador con LA EMPRESA.
Finalidades comunes a todos los titulares de la Información
Los datos personales deberán ser conservados, para el cumplimiento de una obligación legal o contractual; una vez cumplida la o las finalidades, deberán proceder a la supresión de los datos personales en su posesión.
Para el caso de los clientes la presente política solo aplicará a aquellos titulares que autoricen el tratamiento de los datos personales que a su vez podrán continuar a las respectivas plataformas de pago con miras a finalizar el proceso de compra.
LA EMPRESA se abstiene y rechazará el tratamiento de los datos no autorizados por sus clientes
Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.
Autorización expresa, quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que LA EMPRESA realice el Tratamiento de sus Datos Personales.
Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por LA EMPRESA, tales como:
Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización.
De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia
Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.
IMPORTANTE: En ningún caso LA EMPRESA asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca. Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por LA EMPRESA, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.
Autorización Informada significa que, al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente:
Los Datos Personales que serán recolectados.
La identificación y datos de contacto del responsable y del Encargado del Tratamiento.
Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los datos personales
El titular de la información deberá manifestar bajo la gravedad de juramento que todos los datos suministrados por él son ciertos y que cuentan con la autorización expresa, libre y previa de relacionar los dato en el caso de suministrar información personal de terceros, de no ser ciertos estos datos, el usuario, responderán en cualquier tiempo por el uso de los mismos ante autoridad legal competente, sin perjuicio de las acciones legales que LA EMPRESA pueda adelantar sobre estas personas.
Los datos incorporados al fichero serán utilizados para gestionar el registro de los usuarios, ya sea mediante el correo electrónico o cualquier otro medio de comunicación electrónica equivalente (como SMS). El usuario aceptará de manera expresa, libre y previa al envió de la información, su autorización para verificar sus datos por medio de correo electrónico o mensaje de texto. La información contenida en el fichero se usará tanto para la correcta identificación de los usuarios registrados que solicitan servicios personalizados en el Sitio Web, como para la realización de estudios estadísticos de los usuarios registrados que permitan diseñar mejoras en los servicios prestados.
Una vez se certifique que tal persona es una persona natural domiciliada en Colombia, tal usuario adquiere la calidad de titular de la información definida dentro de esta política, y por lo tanto la información recogida en los ficheros de datos personales, serán dirigidas a la base de datos personales de LA EMPRESA y se le aplicará lo contenido en el artículo anterior. No obstante, el titular relacionará bajo la gravedad de juramento que toda la información por él suministrada en el formulario de registro de la página web es cierta y adicionalmente manifestará su consentimiento expreso y libre sobre la consulta previa en las operadores de la información financiera definidas en la ley 1266 de 2008 para consultar sus datos financieros y crediticios (semiprivados); así mismo manifestará de manera expresa, libre y previa a la incorporación de todos sus datos personales (públicos, privados y semiprivados) que le da a LA EMPRESA, su autorización para ejercer el tratamiento de esos datos personales; situación que no asegura que el titular de la información sea aceptado como cliente de LA EMPRESA.
Si no se logra comprobar que el usuario es una persona natural, la información que éste haya suministrado será suprimida del fichero de manera inmediata, igual situación se aplicará si la información por él suministrada adolece de no ser cierta.
Parágrafo primero: LA EMPRESA no responderá por la veracidad de la información diligenciada por los clientes al momento de solicitar sus productos bien sea en su página web o en WhatsApp. Del mismo modo, no será responsable por el manejo de la información de sus redes sociales.
LA EMPRESA, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, realiza procesos de recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, contratistas, proveedores, acreedores y deudores. Los datos personales contenidos en bases de datos podrán ser tratados de manera automatizada o manual.
Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
a. El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
d. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
Se habilita a los titulares de la información los medios para la atención de las peticiones, consultas y reclamos de los titulares de la información previa verificación completa de las observaciones o planteamientos del titular, asegurándose de revisar toda la información pertinente para poder dar una respuesta completa al titular y que puedan ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato y revocar la autorización, siempre y cuando se pueda mantener prueba de estas consultas y reclamos.
1. Consultas Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en la base de datos de LA EMPRESA, previa validación y acreditación de su identidad según los procedimientos establecidos o por cualquier canal de comunicación descritos en el numeral 9 de la presente política, siempre y cuando se mantenga evidencia de la consulta por medios técnicos.
Las consultas por correo electrónico, deberán contener como mínimo: i) la identificación completa del titular, ii) los datos personales que quieren ser consultados, ii) dirección, iii) correo electrónico, y; iv) en caso de ser causahabientes anexar el respectivo documento que lo demuestre.
La consulta será atendida por LA EMPRESA, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del correo electrónico o del documento físico. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término LA EMPRESA Informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalará la fecha en que se atenderá su solicitud en un tiempo máximo de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término
Cuando la consulta no sea clara, no se entienda, o no cumpla los requisitos necesarios para desarrollar una respuesta por parte de LA EMPRESA ésta le informará al titular o al causahabiente para que nuevamente presente la consulta a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al requerimiento por parte de la sociedad. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, LA EMPRESA entenderá, que el titular o causahabiente ha desistido de la consulta.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de 2 días hábiles e informará de la situación al interesado.
Así entonces el término máximo para atender la consulta será de quince (15) días hábiles, siempre y cuando dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la consulta por cualquier medio dispuesto para ello se le informe al titular el motivo de la demora, de lo contrario el término máximo será de diez (10) días hábiles.
En desarrollo del principio de veracidad o calidad, en el tratamiento de los datos personales, cada empresa deberá adoptar las medidas razonables para asegurar que los datos personales que reposan en las bases de datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el titular o cuando LA EMPRESA haya podido advertirlo, sean actualizados, rectificados o suprimidos, de tal manera que satisfagan los propósitos del tratamiento.
En este caso se deberá tener constancia de los cambios realizados, debidamente registrados por medio del canal dispuesto y usuario, fecha y hora en que se realizó dicha modificación.
En caso tal que se solicite por parte del titular una supresión o eliminación de los datos, y vencido el término legal respectivo, LA EMPRESA, según fuera el caso, no realiza la eliminación de los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.
SE LE INFORMA A LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES QUE LA SUPRESIÓN O REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS NO PROCEDERÁN CUANDO EL TITULAR TENGA UN DEBER LEGAL O CONTRACTUAL DE PERMANECER EN LA BASE DE DATOS DE LA EMPRESA PARA TALES FINES
Revocatoria de la Autorización y/o Supresión del Dato
Los titulares podrán en todo momento solicitar a LA EMPRESA la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de estos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante LA EMPRESA
El reclamo deberá contener como mínimo: i) la identificación completa del titular, ii) descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, iii) dirección del domicilio, iv) correo electrónico, y; v) acompañamiento de los documentos que el titular o causahabiente quiere hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto LA EMPRESA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurrido dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, LA EMPRESA entenderá, que el titular o causahabiente han desistido del reclamo.
LA EMPRESA dará respuesta al reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo sin que sobrepase 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
La Superintendencia Financiera de Colombia podrá imponer las sanciones previstas en la ley a la entidad que niegue una solicitud de crédito basados exclusivamente en el reporte de información negativa del solicitante. Personas a quienes se les puede suministrar la información La información que reúna las condiciones establecidas en la ley de Habeas Data, podrá suministrarse a las siguientes personas:
La presente política será divulgada a todos los colaboradores de LA EMPRESA y será parte de los programas de capacitación de inducción y reentrenamiento de Richmond Suites SAS.
Vigencia de la Política de Tratamiento de Información.
Esta política de tratamiento inició su vigencia desde el 01 de enero del 2013.
